指示書を設計する

10秒でいうと

毎回言うことは、書いて置いておきます。
判断の基準は指示書に、手順はスキルに、役の設定はエージェントの定義に。置き場所で使い分けます。

第3章の締めくくりです。ここまでで、任せる範囲を決め（No.19）、道具を渡し（No.20）、範囲を区切り（No.21）、役を分け（No.22、No.23）、机を設計しました（No.24）。

残っているのは、それを毎回やらずに済ませる方法です。

3つの置き場所
指示書に何を書くか
育ちすぎたときの畳み方
いきなり作らない
つまずきポイント
このあとどこへ進むか
まとめ
次に読む

3つの置き場所

長く使う指示には、書き分けの基準があります。

置き場所	書くもの	例
指示書	いつも守ってほしい判断の基準	「金額は数値のみ。単位は入れない」
スキル	決まった手順	「見積を一覧表にする手順」
エージェントの定義	役ごとの設定	「検算担当は読むだけ」

判断の基準か、手順か、役の設定か。この3つで分けると、迷いにくくなります。

見積書の仕事で書き分けると、こうです。

指示書：単価は数値のみ、納期はYYYY-MM-DD、読めない項目は空欄にして報告する
スキル：フォルダを読む → 抜き出す → 表にする → 検算する、という手順
エージェントの定義：検算担当は読む道具だけ、指摘のみで直さない

指示書に何を書くか

いちばん使うのが指示書です。書くとよいもの。

判断の基準（迷ったときどちらを選ぶか）
やってほしくないこと（勝手にやられて困ること）
用語の定義（社内の言い方、訳語）
出力の形式（毎回同じ形にしたいもの）

書かないほうがよいもの。

その日の依頼内容（会話で言えばよい）
1回きりの資料（添付すればよい）
説明のための文章（読ませるためのコストが毎回かかる）

最後が見落とされがちです。指示書は毎回読み込まれます。No.24の話がそのまま効いていて、長い指示書は、それ自体が机を圧迫します。

育ちすぎたときの畳み方

指示書は放っておくと太ります。何か失敗するたびに1行足していくと、半年で読む気の起きない文書になります。

畳むときの目安を3つ。

同じことを2箇所で言っていないか。増築を繰り返すと、必ず重複が出ます。

もう起きない失敗の対策が残っていないか。ツールの仕様が変わって不要になったのに、残っている行があります。

注意する、で終わっている行はないか。これがいちばん多い。人の注意力に頼る行は、実際には守られません。No.21で書いたのと同じで、そもそもできないようにするか、機械が検査する形に変えられないか考えてください。

本ガイドの制作でも同じことが起きました。ある書式のルールを同じ日に3回破ったので、指示書に強く書き直すのをやめて、投稿前の検査プログラムに組み込みました。2回破ったら、それは注意力の問題ではなく仕組みの問題です。

いきなり作らない

最後に順番の話を。指示書を先に作ろうとしないでください。

正しい順番はこうです。

まず会話でやってみる
同じことを2回言ったら、メモしておく
3回目で、メモを指示書に移す

実際に困ってから書く。先に完璧な指示書を作ろうとすると、使われない行ばかりが並びます。No.11で「一度で完璧を狙わない」と書いたのと同じことが、指示書にも当てはまります。

やってみよう：繰り返しを指示書の草案にする（5分）

プロンプト
これまでのやりとりで、私が繰り返し伝えた指示を抜き出してください。それぞれを「判断の基準」「手順」「役の設定」のどれかに分類し、分類した理由も添えてください。そのうえで、「判断の基準」だけを指示書の形にまとめてください。

期待される結果：3分類された一覧と、判断の基準だけを抜き出した草案が返る。

うまくいかないとき：草案が長くなったら、「外したときに実際に困る行」だけを残してください。困らない行は、そもそも要らなかった行です。