Coworkでファイル整理を自動化する

10秒でいうと

Coworkで最初に試すのはファイル整理です。結果が目で見て分かり、失敗しても戻せる。
成功体験を先に作ると、そのあとの判断が速くなります。

No.27で範囲を区切りました。ここから実際に動かします。

最初にやるのはファイル整理です。理由は3つ。結果が一目で分かる。失敗しても戻せる。そして、手作業でいちばん時間を使っている部分だからです。

リネーム
仕分け
変換
確認の手順
つまずきポイント
まとめ
次に読む

リネーム

見積書の仕事の入口です。取引先から届くファイル名は、こんな状態になっています。

見積書.pdf
mitsumori_final2.pdf
20260825_お見積り(修正).pdf
scan_0012.pdf

これを揃えます。中身を見て名前を決められるのが、単なるリネームツールとの違いです。

このフォルダのPDFを、次の規則でリネームしてください。

・形式は「YYYY-MM-DD_会社名_見積書.pdf」
・日付と会社名は、PDFの中身から読み取る
・読み取れないファイルは、名前を変えずに残して、一覧で報告してください
・元のファイル名は、リネーム一覧として report.md に書き出してください

最後の2行がNo.11の話です。読めなかったものの扱いと、あとから追える記録。この2つがあると、間違っていても復元できます。

仕分け

次は置き場所です。

このフォルダのPDFを、会社ごとのサブフォルダに移動してください。
フォルダ名は会社名。会社名が読み取れないものは「_未分類」へ。
移動の前に、どのファイルをどこへ動かすかの一覧を見せてください。

移動の前に一覧を見せて、という一行がここでの安全装置です。No.19で書いた「どこまでやったら止まるか」にあたります。

変換

形式を変えます。

このフォルダのPDFから、商品名・数量・単価・納期を抜き出して、
1枚のExcelファイル（見積一覧.xlsx）にまとめてください。

・1行が1商品。会社名の列を先頭に付ける
・単価は数値。表示形式はカンマ区切り
・合計行を最後に付けて、計算式を入れてください
・読み取れない項目は空欄にして、別シートに「要確認」として一覧を作ってください

計算式を入れて、と書くのが効きます。値だけ貼られた表と、式が入った表では、そのあとの使い道が違います。Coworkは計算式が動く状態で表を作れます。

確認の手順

できたファイルは、必ず確認します。Coworkの結果は目に入りにくいので、手順にしておくのが確実です。

件数を数える。入力のPDFが5枚なら、会社は5社か
端を見る。最初の行と最後の行が正しいか
要確認のシートを開く。空欄の理由が納得できるか
1件だけ、原本と突き合わせる

4番目が効きます。全部を突き合わせるのは無理でも、1件だけなら30秒です。それで抜き出し方の癖が分かります。

やってみよう：捨てて困らないフォルダで一往復する（5分）

テスト用のフォルダを作り、適当なファイルを5つほどコピーして入れてください。

プロンプト
“`
このフォルダのファイルを、次の規則でリネームしてください。

・形式は「連番_元のファイル名」（連番は01から）
・並び順は、更新日の古い順
・実行する前に、変更内容の一覧を見せてください
“`

一覧を確認してから「実行してください」と伝えます。

期待される結果：先に一覧が出て、承認してから実際にリネームされる。

うまくいかないとき：確認なしで実行されたら、承認モードが「すべてスキップ」になっています。No.27に戻って設定を見てください。