10秒でいうと
事務仕事で効くのは、書く前より書いたあとです。
ゼロから作らせるより、自分の下書きを直させるほうが速くて外れません。
第8章からは用途別の実践です。理屈は前の章までにあるので、ここからは実例を並べます。
議事録
いちばん効きます。録音の書き起こしがあるなら、そのまま渡してください。
会議の書き起こしを添付します。次の形式で議事録にしてください。
・決まったこと（誰が・何を・いつまでに）
・決まらなかったこと（次に誰が持ち帰るか）
・出た意見（賛成・反対を分けて）
・発言者が特定できない箇所は「不明」と書く
推測で補わないでください。言われていないことは書かないでください。
最後の2行が要です。書かないと、それらしい合意事項が作られます。
書き起こしがない場合は、自分のメモを渡すほうが白紙より速い。箇条書きの断片で構いません。
メール
ゼロから作らせるのは、実は効率が悪い。文体が合わず、直すのに時間がかかります。
効くのは3つの使い方です。
書いたものを点検させる。
次のメールを送る前に点検してください。
・相手が誤解しそうな箇所
・抜けている情報
・きつく聞こえる表現
書き直さないでください。指摘だけお願いします。
返信の下書きを作らせる。相手のメールを渡して、こちらの意図を1行書く。
このメールへの返信を書いてください。
伝えたいこと：来週は難しいので、再来週の前半で調整したい。
文体は、添付した過去のメールに合わせてください。
断りにくいことを断る。意外に出番があります。角を立てずに断る文面は、自分で考えると時間がかかります。
企画書・提案書
材料があるときだけ効きます（第4章No.29）。
順番はこうです。
- 論点を出させる（「この企画で必ず答えるべき問いを5つ」）
- 自分で答える
- 構成を作らせる
- 本文を書かせる
2番目を飛ばさないでください。飛ばすと、それらしいが中身のない企画書ができます。
長い資料を読む
会議前に50ページの資料が回ってきたとき。
添付の資料について、次を教えてください。
・この資料が主張していることを3行で
・私が確認すべき数字を5つ、ページ番号つきで
・書かれていない前提があれば指摘して
・判断が分かれそうな箇所
数字は資料に書いてあるものだけを使ってください。
3つ目が効きます。「書かれていないこと」の指摘は、人が見落としやすい部分です。
定型文書を量産する
同じ形の文書を何十通も作るなら、第4章のCoworkか第5章のClaude Codeです。チャットで1通ずつ作るのは、10通を超えたあたりから割に合いません。
やってみよう：自分のメールを点検させる（3分）
これから送るメールを1通用意してください。
プロンプト
“`
次のメールを送る前に点検してください。・相手が誤解しそうな箇所
・抜けている情報（日時、場所、期限、担当）
・意図せずきつく聞こえる表現書き直さないでください。指摘だけを、重要な順に3つまで。
（メールを貼る）
“`期待される結果：3つ以内の指摘が返る。「期限が書かれていない」のような抜けが見つかる。
うまくいかないとき：指摘が細かすぎるなら「重要な順に3つまで」が効いていません。数を絞ると質が上がります。
つまずきポイント
白紙から作らせる。文体が合わず、直す時間のほうが長くなります。下書きを直させるほうが速い。
議事録にして、とだけ頼む。形式を指定しないと、要約になります。
推測を許す。議事録で「言われていないことは書かない」を入れないと、決まっていない合意が生まれます。
まとめ
- 効くのは書く前より書いたあと。点検と手直しに使う
- 議事録は推測で補わない、を必ず入れる
- 企画書は論点を出させて、自分で答えてから書かせる
- 同じ文書を10通以上なら、チャットではなくCoworkへ
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※本記事の情報は 2026年8月時点のものです。